Başkanlık Sekreterliği
Yönetim Kurulu Başkanı Program ve Görüşmelerini Organize Eden Birim
Başkanlık Sekreterliği
Görev Tanımı : Başkanlık Sekreteri (Özel Kalem)
Sorumlu Olduğu Birim : Yönetim Kurulu
Vekalet İlişkisi : Genel Sekreter Yardımcısı
Görev ve Sorumluluklar
1. Yönetim Kurulu Başkanı, Yönetim Kurulu Üyeleri’nin sekretaryasını yürütmek, takip edilmesini istedikleri konularda çalışma yapmak
2. Yönetim Kurulu Başkanı ile Meclis Başkanı’nın tüm randevu ve görüşmelerini organize etmek
3. İrtibat halinde olduğumuz önemli telefon bilgilerini, bilgisayar ortamında tutmak ve bu kayıtları sürekli güncellemek
4. İlçe genelinde protokol listelerini tutmak ve güncellemek
5. Başkanlığa gelen davetiye, tebrik vb. yazılara, başkanların talimatı doğrultusunda cevap vermek
6. Yönetim Kurulu Başkanı tarafından verilen görevleri yapmak
7. Yönetim Kurulu Başkanı tarafından verilen talimatları yetkili personele iletmek
8. Yönetim Kurulu Başkanı’nın günlük programını yapmak ve bilgilendirmek
9. Meclis Başkanı ile Yönetim Kurulu Başkanı’na gelen davet, toplantı veya herhangi bir organizasyon ile ilgili çiçek, katılım formu vs. gönderme işlemlerini yapmak
10. Üst yöneticilerin politika, temsil ve lobi faaliyetlerinin kaydını tutmak
11. TOBB’un istişare toplantıları ile, yerel ve bölgesel toplantılarda katılım durumlarını bildirir görüşmeler yapmak, katılım sağlanan bu organizasyonların yazılı ve görsel kayıtlarını muhafaza etmek
12. Yönetim Kurulu Başkanı ve Meclis Başkanı’nın odasından sorumlu olmak
13. Stratejik amaçlarla ilgili birime verilen görev ve talimatları yerine getirmek
14. ISO 9001 ve ISO 10002 süreçlerini bilmek
15. Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sistemi şartları ve talimatlarına uymak ve sorumluluklarını yerine getirmek
16. Üye memnuniyeti ve şikayetleri ile alakalı görevlerden, sorumluluklardan ve yetkilerden haberdar olmak
17. Şikayet yönetim sürecinin düzgün uygulanmasını sağlamak
18. Şikayet Yönetim Temsilcisi’yle koordine bir şekilde çalışmak
19. Şikayet yönetim sürecinden ve üye odaklı yaklaşımdan haberdar olunmasını teşvik etmek
20. Şikayet yönetim süreci ile ilgili bilgilere kolayca erişilmesini sağlamak
21. Şikayet yönetim süreci ile ilgili faaliyetleri ve kararları rapor etmek
22. Yapılan ve kaydedilen şikayetlerin izlenmesini sağlamak
23. Bir sorunu/problemi düzeltmek, gelecekte oluşmasını engellemek ve bu olayı kayıt altına almak için işlem yapılmasını sağlamak
24. Yönetim kurulunun gözden geçirmesi için şikayet yönetim süreci ile ilgili verilerin hazır olmasını sağlamak
25. Risk analizi süreci ile ilgili üzerine düşen görevleri yerine getirmek
