Tüm Birimlerin İşleyişinden ve Görevlerin Yürütülmesinden Sorumlu Birim
Genel Sekreter
Görev Tanımı : Genel Sekreter
Sorumlu Olduğu Birim : Yönetim Kurulu
Vekalet İlişkisi : Genel Sekreter Yardımcısı
Görev ve Sorumluluklar
1. 5174 sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak
2. Yönetim Kurulu’nun verdiği görevleri yapmak
3. Odanın gelişimine ve ilerlemesine yönelik faaliyetlerde bulunmak
4. Birimlerin çalışmaları gereken konularını iletmek
5. TOBB Akreditasyon Sistemi şartlarının istediği politika ve temsil koordinatörlüğünü yürütmek
6. Şikayet Yönetim Temsilcisi görevini yürütmek
7. Yönetim Kurulu tarafından görev olarak verilen yıllık faaliyet raporlarını, yıllık iş planını ve yıllık bütçeyi hazırlama ve kurula sunmak
8. Odanın yıllık hedeflerini belirlemek ve hedeflere ulaşılmasını sağlamak
9. Yönetim Kurulu, Meclis, Meslek Komite Üyeleri ile odanın sorumluluk alanında bulunan tüm kuruluşlarla iş birliklerini yönetmek. Odanın bu konulardaki çalışmalarının ve gerekli raporlarının oluşmasını sağlamak
10. Odanın iletişimini planlamak, Yönetim Kurulu’na sunmak ve yürütmek
11. Yönetim Kurulu ve Meclis toplantıları gündemini oluşturmak, sekretaryasını yapmak
12. Birimlerle ilgili gerektiği hallerde ortak çalışmalar yapmak
13. Oda adına kanun çerçevesinde imza yetkisini kullanmak
14. Odanın Kalite Yönetim Sistemi ve Akreditasyon Sistemi çalışmalarına öncülük etmek, hazırlanan dokümanları onaylamak
15. Personel toplantılarına katılmak ve personel performanslarını değerlendirmek
16. Birimlerin Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sistemi gereği performanslarını ölçmek, gerekli düzeltici/önleyici faaliyetleri başlatmak
17. Odanın tüm süreçlerinin genel takibinden sorumlu olmak
18. Oda web sitesi gelen dilek/şikayet/anket/güncelleme postalarını takip etmek
19. Stratejik plan ve ondan üretilmiş iş planlarını gözden geçirmek, istenen düzeyde gerçekleştirilmesini sağlamak
20. Personelin ihtiyaçlarını ve beklentilerini belirlemek. Hizmet kalitesini arttırmak amacıyla çalışanları motive ederken aynı zamanda üye memnuniyetini arttırmayı da planlamak
21. Performans izleme, değerlendirme ve rapor etme sürecini oluşturmak, takip etmek; performans göstergelerini düzenlemek
22. İyileştirme için tavsiyeleri ile birlikte şikayet yönetim süreci hakkında yönetim kuruluna rapor vermek
23. Uygun personelin temini ve eğitimi, teknoloji şartları, dokümantasyon ile hedef/zaman sınırlarını belirlemek ve karşılamak
24. Şikayet yönetim sürecinin, etkili ve verimli işletilmesini sağlamak
25. İnsan kaynakları talimatına ve politikasına uygun hareket etmek
26. Haberleşme ve iletişim talimatına ve politikasına uygun hareket etmek
27. ISO 9001 ve ISO 10002 sistemlerini bilmek ve politika konularını koordine etmek
28. Personele zimmetli eşyaların kaydını tutmak ve güncellemelerini yapmak
29. Yeni personellerin oryantasyon da dahil iç ve dış eğitimlerini organize etmek, kayıtlarını tutmak
30. Çeşitli eğitimlerle personelin verimlilik, üretkenlik ve yaratıcılıklarının gelişmesini sağlamak
31. Eğitim sertifikaları hazırlamak
32. Yıllık izinleri organize etmek
33. Anket değerlendirme ve Görüş–Öneri–Görev Takip Süreci’ni koordine etmek
34. Risk Analizi Süreci’ni koordine etmek
Genel Sekreter Yardımcısı
Görev Tanımı : Genel Sekreter Yardımcısı
Sorumlu Olduğu Birim : Yönetim Kurulu ve Genel Sekreter
Vekalet İlişkisi : Genel Sekreter
Görev ve Sorumluluklar
1. Yönetim Kurulu’nun verdiği görevleri yapmak
2. 5174 sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak
3. Odanın gelişimine ve ilerlemesine yönelik faaliyetlerde bulunmak
4. Birimlerin çalışmaları gereken konuları iletmek
5. Birimlerle ilgili gerektiği hallerde ortak çalışmalar yapmak
6. Oda adına kanun çerçevesinde imza yetkisini kullanmak
7. Odanın Kalite Yönetim Sistemi ve Akreditasyon çalışmalarına öncülük etmek, hazırlanan dokümanları onaylamak
8. Personel toplantılarına katılmak ve personel performanslarını değerlendirmek
9. Birimlerin Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sistemi gereği performanslarını ölçmek, gerekli düzeltici/önleyici faaliyetleri başlatmak
10. Stratejik plan ve ondan üretilmiş iş planlarını gözden geçirmek, istenen düzeyde gerçekleştirilmesini sağlamak
11. Stratejik amaçlarla ilgili birime verilen görev ve talimatları yerine getirmek
12. ISO 9001 ve ISO 10002 süreçlerini bilmek
13. Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sistemi şartları ve talimatlarına uymak ve sorumluluklarını yerine getirmek
14. Üye memnuniyeti ve şikayetleri ile alakalı görevlerden, sorumluluklardan ve yetkilerden haberdar olmak
15. Şikayet yönetim sürecinin düzgün uygulanmasını sağlamak
16. Şikayet Yönetim Temsilcisi’yle koordine bir şekilde çalışmak
17. Şikayet yönetim sürecinden ve üye odaklı yaklaşımdan haberdar olunmasını teşvik etmek
18. Şikayet yönetim süreci ile ilgili bilgilere kolayca erişilmesini sağlamak
19. Şikayet yönetim süreci ile ilgili faaliyetleri ve kararları rapor etmek
20. Yapılan ve kaydedilen şikayetlerin izlenmesini sağlamak
21. Bir sorunu/problemi düzeltmek, gelecekte oluşmasını engellemek ve bu olayı kayıt altına almak için işlem yapılmasını sağlamak
22. Yönetim kurulunun gözden geçirmesi için şikayet yönetim süreci ile ilgili verilerin hazır olmasını sağlamak
23. Risk analizi süreci ile ilgili üzerine düşen görevleri yerine getirmek
