Oda Sicil Birimi
Üye Belge İşlemleri, Evrak Kayıt, Kapasite Raporu ve İş Makinesi Tescil İşlemlerinin Yürütüldüğü Birim
Oda Sicil Birimi
Görev Tanımı : Oda Sicil Memuru
Sorumlu Olduğu Birim : Yönetim Kurulu ve Genel Sekreter
Vekalet İlişkisi : Bilgi İşlem Sorumlusu
Görev ve Sorumluluklar
1. 5174 sayılı kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen görevleri yapmak
2. Kalite yönetim sistemini bilmek, uymak, uyulmasını sağlamak ve geliştirmek için çalışmalar yapmak
3. Yönetim Kurulu tarafından belirlenmiş amaç, politika ve stratejiler doğrultusunda sorumluluğu altındaki faaliyetlerin yürütülmesi ile ilgili plan, program ve bütçeleri tespit ederek; idarecisinin onayına sunmak, uygulamaları yönlendirmek, izlemek ve oluşabilecek sapmalar konusunda gerekli önlemleri almak
4. Üyelere nazik davranmak, şikayetlerini hızlı bir şekilde cevaplamak veya uygun kişilere yönlendirmek
5. Üyelerin sicil dosyalarını düzenlemek ve saklamak, sicil defterlerini tutmak, üyelerin durumlarındaki değişiklikleri takip ve tespit ederek usulüne göre defterlere işlemek
6. Odaya gelen ve giden evrak kaydına ilişkin defterleri tutmak. Genel Sekreter’in talimatına uygun olarak ilgili birimlere iletmek, arşivlenmesini sağlamak
7. Odaya gelen kitap, gazete, dergi vb. yayınları Genel Sekreter’in talimatına uygun olarak saklamak, ilgili birimlere iletmek
8. Üye bilgi güncellemelerinin takibini yapmak
9. Ticari ve sınai eşya vasıf ve numunelerine ait belgeleri düzenlemek
10. Fire ve zayiat oranlarının tespit edilmesini sağlamak
11. İş makinelerinin tescil işlemlerini yürütmek
12. Menşe Şahadetnamesi, ATR ve EUR–1 belgelerini tanzim etmek, onaya hazırlamak
13. Oda sicil dosyalarının tanzimini yapmak. Üyelerin durum değişikliği, kayıt yada terk işlemlerini yapmak. İlgili dilekçe ile evraklarını takip ederek dosyalara eklenmesini sağlamak
14. Talep edilmesi halinde üyelere ait kayıt sureti, faaliyet belgesi vb. evrakları tanzim etmek
15. Üyelerin gruplandırılması, derecelendirilmesi için her türlü hazırlıkları tamamlamak, bu konuda Yönetim Kurulu’nca alınan kararlara göre gerekli işlemleri yapmak
16. Yönetim Kurulu yada Genel Sekreter tarafından verilecek diğer görev ve talimatları yerine getirmek
17. Stratejik amaçlarla ilgili birime verilen görev ve talimatları yerine getirmek
18. ISO 9001 ve ISO 10002 süreçlerini bilmek
19. Kalite Yönetim ve Akreditasyon Sistemi şartları ve talimatlarına uymak ve sorumluluklarını yerine getirmek
20. Kapasite raporu ve ekspertiz raporu düzenlemek
21. Üye memnuniyeti ve şikayetleri ile alakalı görevlerden, sorumluluklardan ve yetkilerden haberdar olmak
22. Şikayet yönetim sürecinin düzgün uygulanmasını sağlamak
23. Şikayet Yönetim Temsilcisi’yle koordine bir şekilde çalışmak
24. Şikayet yönetim sürecinden ve üye odaklı yaklaşımdan haberdar olunmasını teşvik etmek
25. Şikayet yönetim süreci ile ilgili bilgilere kolayca erişilmesini sağlamak
26. Şikayet yönetim süreci ile ilgili faaliyetleri ve kararları rapor etmek
27. Yapılan ve kaydedilen şikayetlerin izlenmesini sağlamak
28. Bir sorunu/problemi düzeltmek, gelecekte oluşmasını engellemek ve bu olayı kayıt altına almak için işlem yapılmasını sağlamak
29. Yönetim kurulunun gözden geçirmesi için şikayet yönetim süreci ile ilgili verilerin hazır olmasını sağlamak
30. Risk analizi süreci ile ilgili üzerine düşen görevleri yerine getirmek
31. “Rayiç Fiyat Tespit Süreci” ile ilgili koordinasyon işlerini düzgün yürütmek
32. “Kapasite Raporu Hazırlama ve Değerlendirme Süreci” ile ilgili koordinasyon işlerini düzgün yürütmek
33. “İş Makinesi Tescil Süreci” ile ilgili koordinasyon işlerini düzgün yürütmek
34. Kendi birim arşivinin güvenliğinden ve anahtarlarından sorumlu olmak
